Örnek Teklif İsteme Dosyası (RFP – Request for Proposal)

RFP - Request for Proposal, içinde hem teklifle ilgili belgelerin hem de standart sözleşme belgeleri ve eklerinin bulunduğu dosyaya verilen addır. Teklif ile ilgili belgelerde teklif sürecini açıklar ve firmalardan değerlendirmenize tabii bilgiler isterken, onlara teklif verme koşullarını da aktarırsınız. Genellikle, teklif ile ilgili belgeler sözleşmenin imzasıyla birlikte geçerliliğini yitirir. Ancak bazı teklif bilgileri (kilit personeller, kullanılacak taşeronlar gibi) sözleşmeye de dahil edilebilir.

Standart sözleşme belgeleri, hüküm ve koşullarınızı, istediğiniz fiyatlama şeklini içerir ve işin kapsamı ile teknik şartname ve çizimleri de bu sözleşmenin bir parçası olarak bunlara eklenir.

RFP’yi hazırlayacak ekibin oluşturulmasından sonra, örnek bir dosya içeriği aşağıdaki gibi olabilir

Unutmayalım ki; hem alıcı hem satıcı ihale sürecine kaynak ayırmakta ve bunun da bir maliyeti oluşmaktadır. O nedenle, sağlıklı bir ihale süreci her iki taraf için de önemlidir.


1. İhaleye Davet Mektubu:
Eğer ihale sürecini tamamlayıp projeyi biran önce başlatmak istiyorsanız, daha önce çalıştığınız, iş yapma şeklini bildiğiniz, güvendiğiniz firmalara davetiye göndererek ihaleye katılımı sınırlayabilirsiniz. Bu size zaman kazandırır, sonuçta ne kadar az teklif olursa o kadar hızlı değerlendirme olur.


2. İhaleye Katılım Teyidi Formu:
Bu teyid gerekli, çünkü kimlerin size teklif verip vermeyeceğini bilmenizde fayda var. Eğer davetli listenizde geriye yalnızca rekabetçi fiyat vermeyen firmalar kaldıysa, rekabetçi fiyat vereceğini düşündüğünüz bir iki firmayı daha davet etmenizde fayda var.

3. Gizlilik Anlaşması:
İhaleye katılım teyidi alınsa da, gizlilik anlaşması yapılmalıdır. Sonuçta projenizin/ürününüzün teknik detaylarını paylaşıyor olacaksınız ve bu konuda gizlilik ihlallerinin olmasını istemezsiniz.

4. İş Ortaklığı Beyanı:
İşi başka bir firmayla birlikte yapmak isteyen firmalardan, bu beyanı istemekte fayda var. Diğer firma, kabul etmeyeceğiniz bir firma olabilir. Ortaklığın yapısı da (kimin lider olduğu gibi) bu noktada önemli.

5. İhale Şartnamesi:
Yukarıdaki 2. 3. ve 4. maddelerine uygun cevaplar almanız durumunda, artık RFP’nin geri kalanını paylaşmanızda bir sakınca bulunmamaktadır.

İhale şartnamenizde, en az şunlara değinmek gerekir:
Projeniz Hakkında Genel Bilgi
Teklif Verebilme Kriterleri ve Firmalarda Gereken Finansal ve Teknik Nitelikler
Geçici Teminat: Büyük ve önemli ihalelerde firmaların sebepsiz yere geri çekilmelerini caydırıcı kılmanız gerekir.
Teklif Sunma Formu: Format, içerik, geçerlilik, teklif sunma son tarihi, teklifi sunma şekli (teknik ve finansal teklifler ayrı ayrı ya da birlikte), vb.
Teklif Değerlendirme Süreci ve Puanlama Hakkında Bilgi

6. Standart Sözleşme Belgeleri ve Ekleri
Genel Koşullar: Bu, şirketin/kurumun kendi standart sözleşmeleri olabilir ya da halihazırdaki standart sözleşmeler FIDIC, NEC, KİK, AIA kullanılabilir.

Özel Koşullar: Özellikle standart sözleşmeler kullanıyorsanız, onu bozmak yerine FIDIC sözleşmelerinde yapıldığı gibi ona ilgili madde referanslarına atıfta bulunarak özel koşullar yazabilirsiniz. Genel koşullarda yazmadığınız konuları buraya yazmayı unutmayın.

Miktarlar, Fiyatlar: Bazı durumlarda miktarı teklif veren çalışabilir. Eğer istediğiniz fiyatlama götürü bedel ise, miktarın sözleşmede belirtilmesinde fayda vardır. Bunun yanında, ölçmenin nasıl yapılacağı, ödeme koşulları, vb. gibi ödeme bilgileri burada yer almalıdır.

Kapsam ve Teknik Şartnameler/Çizimler: Teknik personelinizin mümkün olduğunca eksiksiz ve en güncel bilgilerle kapsam metni yazdığına ve bunun ekine şartnameleri ve çizimleri eklediğine emin olun. Kalite prosedürleri, İSG şartnamesi gibi konulara burada değinebilirsiniz.

Teminat Mektubu Örnekleri: Bu önemli bir konu. Sonuçta istediğiniz gibi bir teminat verebilen, bunu bankasıyla görüşüp teyid edebilen bir firmayla çalışmalısınız. Bunu da ihale aşamasında bir tercih nedeni yapabilirsiniz.

Bilgi Dizisi No.1 "Etkili İş Yazışmaları"

      Etkili İş Yazışmaları İçin:

1. Her konu için ayrı bir mektup yazın,
2. Yazışma konusunu (subject) her yazışmada mutlaka açıkça belirtin,
3. Tüm referanslarınız için, başlık ve tarihi ve varsa revizyon numarası gösterin,
4. İlk birkaç cümlede mektubunuzun amacını yazın,
5. Bir olayı (case) anlatırken, önce sonuç paragrafınızı, ardından olayın detaylarını aktarın,
6. Nesnel ve gerçeklere dayalı bir dil kullanın,
7. Eğer sözleşmesel bir maddeyle ilgili yazıyorsanız, o maddeye atfınızı yapmayı unutmayın,
8. Mektubunuzun ana noktalarını mektubun ilk sayfasında tutmaya özen gösterin,
9. İstatistik verilerinizle mektubu boğmayın, onları ek olarak sunmanız daha etkili olacaktır,
10. Şekil ve grafikler, tablolardan daha etkilidir; mektubunuzda mümkün olduğunca yalnızca ekte sunduğunuz verilerden bahsedin,
11. Karşı taraftan ne beklediğiniz konusunda açık ve net olun,
12. Bütün ekleri yazışma sonunda belirtin,
13. Eğer önemliyse, cevap beklediğiniz en geç tarihi belirtin.

İhale açarken veya bir ihaleye teklif verirken iki taraf için de dikkat edilmesi gereken bir nokta: "teknik değerlendirme (technical due diligence) / tasarımın doğrulanması (design verification)"

Konuyla ilgili IACCM paneline yazdığım notu sizlerle paylaşmak istedim:

"If you are invited to bid for mid-phases of a project, you need to be satisfied with the quality, accuracy, and completeness of the previous phase undertaken by others. Your Client should understand this and consider sufficient time and budget for you to perform a due diligence of the deliverables pertaining to the previous phase, as included to the tender package. This is important should you be liable of the accuracy and completeness of the previous deliverables which you will further elaborate during your phase. Furthermore, if the quality of the past deliverables concerns you, then you can consider more effort at your end to improve that. Based on your findings, you will have the chance to bring it to the negotiation to discuss i) who shall do the identified gaps, ii) what the impacts shall be on cost and time, and iii) reduced limitation of your liability on certain parts of the scope. Moreover, your Client should not end the existing contract of the previous contractor as there is always possibility that an identified gap on SoW (apart from warranty and defaults issues) can only be done by the previous contractor. Considering these facts, I believe that contract period of different contractors of the phases should overlap for smooth transition between the phases."

Sözleşme Yönetimi Tanımı

Ticaret Yönetimi, bir iş ilişkisi ve dolayısıyla bir sözleşmenin alt yapısının oluşturulması, içeriğinin belirlenmesi ve uygulamaya geçirilmesiyle doğrudan ilgili olan satış, pazarlama ve diğer ticari faaliyet alanlarını kapsayan; "teknik olmayan" aktiviteleri içeren bir sürece deniyor dünyada.

Bu süreç, tüm paydaşların görüşlerinin alınması ve değerlendirilmesi yoluyla müşterinin ihtiyaçlarıyla tedarikçinin kapasitesini örtüştürmeyi hedefliyor. “Sözleşme” bu süreç için, iş ilişkisinin “ticari güvence”sini sağlayan hem alıcı (buyer) hem de satıcı (seller) için bir araç konumunda.

Sözleşme Yönetimi ise Ticaret Yönetimi’nden daha dar bir kapsamı ifade eden, çoğu zaman idari bir görevi çağrıştıran bir süreç olarak tanımlanıyor halihazırda, öyle şekil almış. Ticaret Yönetimi’nden farklı olarak, tarafların iş yapma kuralları ve yöntemlerini değiştirmek, sorgulamak ya da onu yeniden ele almaktan çok, bu kural ve yöntemler nasıl belirlendiyse iş ilişkisini kendi tarafını koruyarak yönetme süreci olarak tariflenebilir. Ancak bu tanım artık değişmekte olup, sözleşmeyle sonuçlanacak her girişimin en başından sonuna değinki teknik olmayan süreçlerin yönetimi olarak yeniden tanımlanmaktadır.

Sözleşme Yönetimi ve Ticaret Yönetimi aslında birbirini tamamlayan iki tanım. Her ticari ilişki/etkinlik sözleşmeye dönüşmeyebilir sonuçta. Bu nedenle ikisini birlikte kullanmakta bir terslik gözükmüyor. Hatta Proje Yönetimi'ni de burda bir yere oturtmak gerekiyor. Her sözleşme de bir proje olmayabiliyor. Bu konuda PMI'nın proje tanımını hatırlamakta fayda var: belirli bir süresi (ve dolayısıyla kapsamı ve kaynakları) olan ve benzersiz (unique) bir ürünü/sonucu olan etkinlikler grubu. Bunlar bir noktada ayrılan bir noktada birleşen tanımlar. Her ne kadar Proje Yönetimi grubumuzun ana konusu olmasa da zaman zaman bu kesişen ilişkiyi ortaya koymakta fayda olabilir.

Sözleşme ya da Ticaret Yöneticisi Tanımı

Sözleşme ya da Ticaret Yöneticisi, uluslararası alanda, bir kişiyi ifade etmekten öte sözleşme yönetimi işini yürüten kimseleri ifade etmektedir. Bu kimse, sözleşmenin yaşam döngüsüne göre sürece dahil olan proje müdürü, avukat, mühendis, satış sorumlusu olabilir. Böylece, sözleşme yönetimi bir kişinin yapabildiği bir süreç olmaktan çıkarak; her alt süreci en doğru ve kalitesine uygun yapılan ve böylelikle başarılı sözleşme ve ticaret ilişkilerinin kurulduğu bir sürece dönüşebilmektedir. Sözleşme Yönetimi Tanımı için "Sözleşme Yönetimi Tanımı" adlı bloga bakabilirsiniz.

Tüm dünyada ve Türkiye’de Sözleşme ya da Ticaret Yöneticiliği henüz lisans diploması olan bir meslek (profession) değil. Değişik meslek gruplarından gelen kişilerin, niteliklerini sertifika programları ya da yüksek lisans ile genişleterek üstlendikleri bir görev olmuş durumda. Örneğin bir mühendisin hukuk eğitimi alması ya da bir avukatın enerji sektörüyle ilgili teknik bilgi veren bir sertifika programına dahil olması gibi. Bu gibi eğitimlere hepimiz rastlamışızdır. Ancak sözleşme yönetimi başıboş kalmış bir disiplin de değil; bu konuda dünyada hızla bir standartlaşma var. Gördüğümüz kadarıyla ABD merkezli IACCM-International Association For Contract & Commercial Management bunun liderliğini yapıyor. Hem akademik çalışmalarla hem de uygulamaya dönük eğitim programlarıyla binlerce kişiye bu standartları aktarmış durumda.

RFx (RFI, RFQ, RFP) Formları Birbirinden Nasıl Ayrılır? Hangi Durumda Hangi Formu Kullanmalıyız?

Burada hangi formu kullanmanın amaca daha uygun olacağıyla ilgili düşüncelerimi paylaşmak istiyorum. Hem alıcı hem de satıcı açısından efektif bir süreç yaşanması isteniyorsa, bu formları bilmekte çok fayda var her iki taraf için de.

• RFQ-Request For Quotation, fiyat talebi diye çevrilebilir belki. Alıcı bu formla yalnızca fiyat bilgisi talep etmektedir. İstediği mal ya da hizmeti detaylı olarak tariflemiştir fiyatı isterken. Satıcı bu talebe, fiyat, ödeme koşulu ve teslim süresini belirtecek şekilde cevap vermelidir.

• RFI - Request For Information, bilgi talebi olarak çevrilebilir. Bu Türkiye’de pek alışık olduğumuz bir form değil ancak uluslararası arenada bu kullanılıyor. Alıcı burda fiyat mertebesi, ürün/hizmetle ve satıcı hakkında ilgili daha detaylı bilgi sorabilir. Belki de buna göre ürünü/hizmeti alıp almamaya karar verecektir. Bunu alıcı için bir iyilik olarak düşünebiliriz. Ancak unutmamak gerekir ki, alıcıya bu bilgiyi sağlamak, gerekirse literatür araştırması yaparak buna ciddi bir şekilde karşılık vermek, uzun vadeli ticari ilişkinin ilk adımları olabilir. Hatta bunu size soruyor olması, konunun uzmanı olarak sizi düşünmüş olması anlamına da gelir. Satıcı olarak buna cevap verirken, alıcıyı daha sonra yanıltmayacak bir fiyat mertebesi vermeye, ürünle ilgili literatür (satıcının her zaman bu konuyla ilgili en güncel bilgiye sahip olduğu varsayılır) ya da eğer sorulan şey ürüne ait bir özellikse onun cevabını vermeye ve kendi şirket bilgilerini de içine katmaya (özellikle konuyla ilgili referanslarını, müşteri memnuniyetlerini, vb.) dikkat etmelidir.

• RFP - Request For Proposal, gerçek bir teklif talebidir.  Detaylar için "Bir RFP (Request For Proposal) Paketinde Neler Olmalıdır? RFP Hazırlığı Süreci ve İçeriği Hakkında Bilmemiz Gereken Önemli Konular Nelerdir?" adlı bloga bakabilirsiniz. Bu form en karmaşık ve detaylı hazırlanan bir formdur. Alıcı ne istediğini ve nasıl istediğini güzelce tarifler ve içine sizin teklifi nasıl hazırlayacağınızla ilgili talimatlardan tutun, taslak sözleşmeye kadar her şeyi koymuştur. Teklifi nasıl değerlendireceğini bile! 

Hangi formu kullanacağınız, görüldüğü gibi daha çok ürünle/hizmetle ilgili ne kadar bilgi sahibi olduğunuzla ilişkili. RFP düzenlemeden, RFQ olabilir mi diye düşünmekte zaman ve emek açısından fayda olabilir. Özellikle o işle ilgili tek tedarikçi varsa, hiç bunlara girmeden uzun vadeli özel anlaşmalar da doğrudan yapılabilir. RFI kullanmak ise, RFP hazırlığınızı kolaylaştırabilir; hatta daha sağlıklı olmasını bile sağlayabilir.