RFP - Request for Proposal, içinde hem teklifle ilgili belgelerin hem de standart sözleşme belgeleri ve eklerinin bulunduğu dosyaya verilen addır. Teklif ile ilgili belgelerde teklif sürecini açıklar ve firmalardan değerlendirmenize tabii bilgiler isterken, onlara teklif verme koşullarını da aktarırsınız. Genellikle, teklif ile ilgili belgeler sözleşmenin imzasıyla birlikte geçerliliğini yitirir. Ancak bazı teklif bilgileri (kilit personeller, kullanılacak taşeronlar gibi) sözleşmeye de dahil edilebilir.
Standart sözleşme belgeleri, hüküm ve koşullarınızı, istediğiniz fiyatlama şeklini içerir ve işin kapsamı ile teknik şartname ve çizimleri de bu sözleşmenin bir parçası olarak bunlara eklenir.
RFP’yi hazırlayacak ekibin oluşturulmasından sonra, örnek bir dosya içeriği aşağıdaki gibi olabilir
Standart sözleşme belgeleri, hüküm ve koşullarınızı, istediğiniz fiyatlama şeklini içerir ve işin kapsamı ile teknik şartname ve çizimleri de bu sözleşmenin bir parçası olarak bunlara eklenir.
RFP’yi hazırlayacak ekibin oluşturulmasından sonra, örnek bir dosya içeriği aşağıdaki gibi olabilir
Unutmayalım ki; hem alıcı hem satıcı ihale sürecine kaynak ayırmakta ve bunun da bir maliyeti oluşmaktadır. O nedenle, sağlıklı bir ihale süreci her iki taraf için de önemlidir.
1. İhaleye Davet Mektubu:
Eğer ihale sürecini tamamlayıp projeyi biran önce başlatmak istiyorsanız, daha önce çalıştığınız, iş yapma şeklini bildiğiniz, güvendiğiniz firmalara davetiye göndererek ihaleye katılımı sınırlayabilirsiniz. Bu size zaman kazandırır, sonuçta ne kadar az teklif olursa o kadar hızlı değerlendirme olur.
2. İhaleye Katılım Teyidi Formu:
Bu teyid gerekli, çünkü kimlerin size teklif verip vermeyeceğini bilmenizde fayda var. Eğer davetli listenizde geriye yalnızca rekabetçi fiyat vermeyen firmalar kaldıysa, rekabetçi fiyat vereceğini düşündüğünüz bir iki firmayı daha davet etmenizde fayda var.
3. Gizlilik Anlaşması:
İhaleye katılım teyidi alınsa da, gizlilik anlaşması yapılmalıdır. Sonuçta projenizin/ürününüzün teknik detaylarını paylaşıyor olacaksınız ve bu konuda gizlilik ihlallerinin olmasını istemezsiniz.
4. İş Ortaklığı Beyanı:
İşi başka bir firmayla birlikte yapmak isteyen firmalardan, bu beyanı istemekte fayda var. Diğer firma, kabul etmeyeceğiniz bir firma olabilir. Ortaklığın yapısı da (kimin lider olduğu gibi) bu noktada önemli.
5. İhale Şartnamesi:
Yukarıdaki 2. 3. ve 4. maddelerine uygun cevaplar almanız durumunda, artık RFP’nin geri kalanını paylaşmanızda bir sakınca bulunmamaktadır.
İhale şartnamenizde, en az şunlara değinmek gerekir:
Projeniz Hakkında Genel Bilgi
Teklif Verebilme Kriterleri ve Firmalarda Gereken Finansal ve Teknik Nitelikler
Geçici Teminat: Büyük ve önemli ihalelerde firmaların sebepsiz yere geri çekilmelerini caydırıcı kılmanız gerekir.
Teklif Sunma Formu: Format, içerik, geçerlilik, teklif sunma son tarihi, teklifi sunma şekli (teknik ve finansal teklifler ayrı ayrı ya da birlikte), vb.
Teklif Değerlendirme Süreci ve Puanlama Hakkında Bilgi
6. Standart Sözleşme Belgeleri ve Ekleri
Genel Koşullar: Bu, şirketin/kurumun kendi standart sözleşmeleri olabilir ya da halihazırdaki standart sözleşmeler FIDIC, NEC, KİK, AIA kullanılabilir.
1. İhaleye Davet Mektubu:
Eğer ihale sürecini tamamlayıp projeyi biran önce başlatmak istiyorsanız, daha önce çalıştığınız, iş yapma şeklini bildiğiniz, güvendiğiniz firmalara davetiye göndererek ihaleye katılımı sınırlayabilirsiniz. Bu size zaman kazandırır, sonuçta ne kadar az teklif olursa o kadar hızlı değerlendirme olur.
2. İhaleye Katılım Teyidi Formu:
Bu teyid gerekli, çünkü kimlerin size teklif verip vermeyeceğini bilmenizde fayda var. Eğer davetli listenizde geriye yalnızca rekabetçi fiyat vermeyen firmalar kaldıysa, rekabetçi fiyat vereceğini düşündüğünüz bir iki firmayı daha davet etmenizde fayda var.
3. Gizlilik Anlaşması:
İhaleye katılım teyidi alınsa da, gizlilik anlaşması yapılmalıdır. Sonuçta projenizin/ürününüzün teknik detaylarını paylaşıyor olacaksınız ve bu konuda gizlilik ihlallerinin olmasını istemezsiniz.
4. İş Ortaklığı Beyanı:
İşi başka bir firmayla birlikte yapmak isteyen firmalardan, bu beyanı istemekte fayda var. Diğer firma, kabul etmeyeceğiniz bir firma olabilir. Ortaklığın yapısı da (kimin lider olduğu gibi) bu noktada önemli.
5. İhale Şartnamesi:
Yukarıdaki 2. 3. ve 4. maddelerine uygun cevaplar almanız durumunda, artık RFP’nin geri kalanını paylaşmanızda bir sakınca bulunmamaktadır.
İhale şartnamenizde, en az şunlara değinmek gerekir:
Projeniz Hakkında Genel Bilgi
Teklif Verebilme Kriterleri ve Firmalarda Gereken Finansal ve Teknik Nitelikler
Geçici Teminat: Büyük ve önemli ihalelerde firmaların sebepsiz yere geri çekilmelerini caydırıcı kılmanız gerekir.
Teklif Sunma Formu: Format, içerik, geçerlilik, teklif sunma son tarihi, teklifi sunma şekli (teknik ve finansal teklifler ayrı ayrı ya da birlikte), vb.
Teklif Değerlendirme Süreci ve Puanlama Hakkında Bilgi
6. Standart Sözleşme Belgeleri ve Ekleri
Genel Koşullar: Bu, şirketin/kurumun kendi standart sözleşmeleri olabilir ya da halihazırdaki standart sözleşmeler FIDIC, NEC, KİK, AIA kullanılabilir.
Özel Koşullar: Özellikle standart sözleşmeler kullanıyorsanız, onu bozmak yerine FIDIC sözleşmelerinde yapıldığı gibi ona ilgili madde referanslarına atıfta bulunarak özel koşullar yazabilirsiniz. Genel koşullarda yazmadığınız konuları buraya yazmayı unutmayın.
Miktarlar, Fiyatlar: Bazı durumlarda miktarı teklif veren çalışabilir. Eğer istediğiniz fiyatlama götürü bedel ise, miktarın sözleşmede belirtilmesinde fayda vardır. Bunun yanında, ölçmenin nasıl yapılacağı, ödeme koşulları, vb. gibi ödeme bilgileri burada yer almalıdır.
Kapsam ve Teknik Şartnameler/Çizimler: Teknik personelinizin mümkün olduğunca eksiksiz ve en güncel bilgilerle kapsam metni yazdığına ve bunun ekine şartnameleri ve çizimleri eklediğine emin olun. Kalite prosedürleri, İSG şartnamesi gibi konulara burada değinebilirsiniz.
Teminat Mektubu Örnekleri: Bu önemli bir konu. Sonuçta istediğiniz gibi bir teminat verebilen, bunu bankasıyla görüşüp teyid edebilen bir firmayla çalışmalısınız. Bunu da ihale aşamasında bir tercih nedeni yapabilirsiniz.
Miktarlar, Fiyatlar: Bazı durumlarda miktarı teklif veren çalışabilir. Eğer istediğiniz fiyatlama götürü bedel ise, miktarın sözleşmede belirtilmesinde fayda vardır. Bunun yanında, ölçmenin nasıl yapılacağı, ödeme koşulları, vb. gibi ödeme bilgileri burada yer almalıdır.
Kapsam ve Teknik Şartnameler/Çizimler: Teknik personelinizin mümkün olduğunca eksiksiz ve en güncel bilgilerle kapsam metni yazdığına ve bunun ekine şartnameleri ve çizimleri eklediğine emin olun. Kalite prosedürleri, İSG şartnamesi gibi konulara burada değinebilirsiniz.
Teminat Mektubu Örnekleri: Bu önemli bir konu. Sonuçta istediğiniz gibi bir teminat verebilen, bunu bankasıyla görüşüp teyid edebilen bir firmayla çalışmalısınız. Bunu da ihale aşamasında bir tercih nedeni yapabilirsiniz.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder